Cách đếm từ và ký tự (và không vượt quá giới hạn)

Thế nào được tính là một từ

Với một công cụ đếm, một từ là một chuỗi chữ cái hoặc chữ số được ngăn cách với các chuỗi khác bằng dấu cách hoặc dấu câu. Những trường hợp khó là nguyên nhân khiến hai phần mềm cho ra hai con số khác nhau: từ có gạch nối, số có dấu phẩy hoặc dấu chấm thập phân, giờ giấc, địa chỉ email và đường link.

Công cụ Đếm từ của ABC SyG dùng quy tắc tách từ của chính trình duyệt của bạn. Qua các lần thử của chúng tôi, «centro-sur» được tính là hai từ, «3,50» là một từ (cả con số), «9:30» là hai từ (9 và 30) và các từ rút gọn tiếng Anh như «don't» là một từ. Địa chỉ email và đường link có thể bị tách thành nhiều từ. Các phần mềm khác, như trình soạn thảo văn bản, thường đếm liền mọi thứ không có dấu cách, nên từ có gạch nối chỉ được tính là một. Với tiếng Việt, mỗi tiếng được viết cách nhau bằng dấu cách thường được tính là một từ, nên số từ của công cụ có thể cao hơn số từ ghép mà bạn nghĩ.

Nếu bạn phải đạt số tối thiểu hoặc tối đa chính xác (bài tập ở trường, một bài báo), hãy xem phần mềm của người chấm đếm như thế nào và chừa một khoảng dư khoảng 3 đến 4 % cho sự khác biệt về cách tính.

Ký tự có dấu cách, không dấu cách và ngắt dòng

Ký tự «có dấu cách» tính tất cả: chữ cái, chữ số, dấu câu, dấu cách và ngắt dòng. Ký tự «không dấu cách» loại bỏ dấu cách, dấu tab và ngắt dòng. Nên dùng cách nào là tùy người đặt ra giới hạn: mạng xã hội và SMS tính cả dấu cách; một số cuộc thi và bản dịch lại tính không có dấu cách.

Có hai chi tiết thường gây bất ngờ. Thứ nhất, lỡ gõ hai dấu cách liền nhau sẽ tính là hai ký tự. Thứ hai, một lần ngắt dòng được tính là một ký tự khi đếm có dấu cách. Còn emoji thì trong công cụ chỉ được tính là một ký tự nhìn thấy được, dù nhiều nền tảng tính nó nhiều hơn, như bạn sẽ thấy ở phần dưới.

Một ví dụ đếm bằng tay

Hãy lấy văn bản trong bảng trên. Để đếm từ, ta đọc lần lượt và đánh số: Probé (1), el (2), nuevo (3), café (4), del (5), centro (6), sur (7), excelente (8), Cuesta (9), 3,50 (10), dólares (11), y (12), abre (13), a (14), las (15), 9 (16) và 30 (17). Ra 17 vì dấu gạch nối tách «centro-sur» và dấu hai chấm tách «9:30»; nếu tính mỗi cụm đó là một từ thì sẽ là 15.

Để đếm ký tự không dấu cách, ta cộng từng cụm ngăn cách bằng dấu cách: Probé (5), el (2), nuevo (5), café (4), del (3), «centro-sur:» (11), «¡excelente!» (11), Cuesta (6), «3,50» (4), dólares (7), y (1), abre (4), a (1), las (3) và «9:30.» (5). Tổng cộng là 72. Vì có 15 cụm nên có 14 dấu cách giữa chúng: 72 + 14 = 86 ký tự có dấu cách. Nếu dán văn bản vào công cụ Đếm từ, bạn sẽ thấy đúng các con số đó ở «Từ», «Ký tự» và «Ký tự (không dấu cách)».

Các giới hạn thường gặp (chỉ mang tính tham khảo)

Giới hạn thay đổi theo thời gian và mỗi nền tảng có quy tắc riêng, vì vậy hãy xem đây là mốc tham khảo và kiểm tra giới hạn hiện hành trước khi đăng.

Về SMS: bảng chữ GSM gồm các chữ cái cơ bản và một vài ký tự có dấu, nhưng không có phần lớn chữ tiếng Việt như ă, ơ, ư, ạ hay ế. Chỉ cần một ký tự như vậy (hoặc một emoji) là cả tin nhắn chuyển sang bảng mã rộng hơn và giới hạn giảm từ 160 xuống 70. Vì thế một tin nhắn tiếng Việt có dấu có thể bị tách thành hai phần dù trông rất ngắn.

Thời gian đọc và thời gian nói

Người lớn đọc thầm khoảng 200 đến 250 từ mỗi phút, còn nói thành tiếng, có ngắt nghỉ và lên xuống giọng, khoảng 130 đến 160 từ. Đây chỉ là mức trung bình: văn bản kỹ thuật đọc chậm hơn còn truyện thiếu nhi thì nhanh hơn.

Công cụ Đếm từ hiển thị «Thời gian đọc» (tính với khoảng 220 từ mỗi phút) và «Thời gian nói» (khoảng 130). Với 1.000 từ, thời gian đọc là 4 phút 33 giây (1.000 ÷ 220 = 4,55 phút) và thời gian nói là 7 phút 42 giây (1.000 ÷ 130 = 7,69 phút). Nếu bạn phải thuyết trình 5 phút, văn bản không nên vượt quá khoảng 650 từ (5 × 130), mà đó còn chưa tính các lần ngắt nghỉ, slide hay câu hỏi.

Nếu bạn chỉ cần phần ước tính này, công cụ Tính thời gian đọc hiển thị cả hai thời gian bằng cùng một phương pháp.

Cách rút gọn một văn bản bị dài quá

1. Dán văn bản vào ô của công cụ và ghi lại bạn đang thừa bao nhiêu ký tự hoặc từ.
2. Bắt đầu từ những thứ khó nhận ra: dấu cách thừa, lời chào và lời giải thích lặp lại, các trạng từ như «thực sự» hay «về cơ bản».
3. Xem danh sách «Từ lặp lại nhiều nhất»: danh sách xuất hiện khi một từ lặp lại ít nhất hai lần và bỏ qua các từ quá ngắn và những từ đệm phổ biến nhất. Nếu có một từ bạn dùng đến mười lần, nhiều khả năng có những câu có thể gộp lại.
4. Thay các cách diễn đạt dài bằng cách ngắn («mặc dù là» thành «dù», «với mục đích là» thành «để»).
5. Theo dõi con số giảm dần khi bạn xóa. Khi chạm giới hạn, hãy chừa lại một hoặc hai ký tự phòng khi nền tảng đếm khác đi.

Ví dụ với một bài đăng, nên đếm bằng công cụ rồi dán văn bản lên nền tảng để kiểm tra lại: mỗi mạng xã hội có quy tắc riêng cho đường link, emoji và lượt nhắc tên.

Đếm số từ của một file PDF

Nếu văn bản nằm trong file PDF, sao chép từng trang vừa chậm vừa dễ bị lỗi ngắt dòng lạ. Công cụ Đếm từ trong PDF đọc văn bản của từng trang và cho bạn số từ, ký tự có và không có dấu cách, số câu, số đoạn, thời gian đọc và số từ mỗi trang.

Có hai cách dùng thực tế. Bạn có thể nhập một khoảng vào ô «Các trang cần đếm» (ví dụ 2-10) để chỉ đo phần nội dung chính, không tính bìa và tài liệu tham khảo. Và bạn có thể so tổng số với giới hạn của bài nộp. Cần nhớ ba giới hạn: công cụ chỉ đếm văn bản thật, nên PDF quét (trang là hình ảnh) sẽ cho kết quả bằng không và trước tiên cần nhận dạng chữ (OCR); tiêu đề đầu trang, chân trang và số trang cũng bị tính là từ; và các cột, bảng hoặc từ bị ngắt bằng gạch nối ở cuối dòng có thể gây chênh lệch nhỏ so với Word.

Quyền riêng tư và giới hạn của công cụ

Việc đếm diễn ra ngay trong trình duyệt của bạn: những gì bạn gõ hoặc dán vào không bị tải lên hay lưu lại. Điều này hữu ích khi văn bản là bản nháp riêng tư, một lá thư hay một ghi chú công việc.

Những giới hạn cần nhớ: với các ngôn ngữ viết không có dấu cách, như tiếng Nhật, kết quả phụ thuộc vào cách tách từ của trình duyệt và có thể khác các phần mềm khác; thời gian đọc chỉ là ước tính dựa trên tốc độ trung bình; và mỗi nền tảng đếm theo cách riêng, nên con số của công cụ là để tham khảo chứ không phải sự đảm bảo.

Câu hỏi thường gặp